Do prezentácie na výstave vloží firma nemalé prostriedky /finančné aj časové/, preto od nej očakáva návrat tejto investície, obyčajne vo forme zvýšeného predaja produktov firmy. Preto pri rozhodovaní o účasti na výstave si vedenie firmy kladie logickú otázku:“Vráti sa investícia vložená do prezentácie na výstave?“

Čo treba urobiť, aby sa prostriedky vložené do účasti firmy na výstave, firme vrátili?

V prvom rade je nutné si uvedomiť, že výstava, alebo veľtrh je významný marketingový nástroj a je súčasťou marketingového mixu firmy. Preto nie je možné obmedziť sa len na samotnú prezentáciu firmy na stánku počas konania výstavy, ale dôkladne a hlavne s dostatočným časovým predstihom sa na ňu pripraviť a využiť aj ostatné nástroje marketingového mixu.

Tu je desať hlavných zásad prípravy na veľtrh.

1. Zadefinujte si reálne ciele účasti na výstave. Čo chcete na výstave dosiahnuť, čo chcete prezentovať a ako.
2. Vyberte si pre vás vhodnú výstavu a s dostatočným časovým predstihom sa na ňu prihláste.
3. Účasť na výstave MUSÍTE zakomponovať do svojej reklamnej kampane a podľa termínu konania výstavy prispôsobiť časový plán kampane.
4. Začnite pracovať na zabezpečení účasti návštevníkov na vašom stánku.- prihláste sa na výstavu včas, aby ste mali dostatok času na jej prípravu- rozošlite pozvánky na výstavu, prípadne bezplatné vstupenky- vytvorte dôvod, prečo má návštevník prísť na váš stánok a oznámte ho budúcim návštevníkom /novinka, atrakcia, darčeky, pohostenie, ..../- inzerujte svoju účasť na výstave v odborných médiách- zverejňujte PR články o vašej účasti na výstave- vymyslite súťaže, autogramiády, show- vytvorte svoj odborný program /prednášky, prezentácie, riešenie projektov/ v presne určenom čase- zorganizujte spoločenský večer pre svojich partnerov- snažte sa zaujať, vytvoriť zážitok, pôsobte na emócie a vytvorte dojem o svojej firme- pred výstavou aj počas výstavy komunikujte s médiami, vytvorte pozitívny dojem o svojej firme a prezentujte úspechy.
5. Pripravte si atraktívny projekt výstavného stánku a spolupracujte pri tom s odborníkmi.
6. Vytvorte časový plán rokovaní s konkrétnymi návštevníkmi, ktorí potvrdili svoju návštevu na vašom stánku.
7. Zapojte sa aktívne do organizovania výstavy formou spolupráce s organizátorom výstavy.- účasť na odbornom programe- prihláška do súťaží- dbajte na to, aby sa meno vašej firmy objavovalo v PR článkoch o výstave- využite sponzorstvo.
8. Pripravte si katalógy, cenníky, propagačné materiály a darčekové predmety.
9. Zvážte a pripravte si využitie priestorov, ktoré poskytuje výstavisko /konferenčné miestnosti, reštaurácie, press centrum, business centrum, atď./
10. Po výstave poctivo zhodnoťte naplnenie stanovených cieľov a anylyzujte dôvody ich nenaplnenia. Vytvoríte si tak potenciál pre ďaľšiu účasť na výstave.

Záverom: Spoliehať sa len na to, že výstavu organizuje niekto iný a ten sa má postarať o všetko, je hazard s vlastnými peniazmi. Aj pri posudzovaní návratnosti vložených investícií sa nemôžeme obmedzovať len na hodnotenie výstupov zo samotnej výstavy, ale účasť na výstave hodnotiť aj z hľadiska prínosu do budúcnosti.